Vragen uw klanten om een e-factuur? Steeds meer organisaties krijgen dit verzoek van hun klanten. Zeker nu vanaf 18 april 2019 alle aanbestedingsplichtige organisaties (waaronder de Rijksoverheid, gemeenten, onderwijsinstellingen en waterschappen) verplicht e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.
Een e-factuur is een factuur in XML/UBL formaat (geen PDF). Een e-factuur kan door de ontvangende (boekhoud- of ERP) software meteen automatisch worden verwerkt. De factuur hoeft niet eerst door een scanstraat en een handmatige check, zoals bij PDF- en papieren facturen het geval is. De verwerking van een e-factuur bespaart uw klant dus veel tijd en is aanzienlijk minder foutgevoelig. Het voordeel voor u als leverancier is dat uw factuur sneller verwerkt wordt, wat kan resulteren in een snellere betaling.
Organisaties die niet e-factureren denken vaak dat dit niet mogelijk is met de software die zij gebruiken. Toch kunnen veel softwarepakketten wel een XML/UBL versturen, maar is dat niet bij iedere gebruiker bekend. Het is raadzaam om bij uw softwareleverancier na te vragen of de mogelijkheid tot het versturen van een XML/UBL, samen met de PDF, aanwezig is.
De beveiliging van data wordt steeds belangrijker. Zo ook de beveiliging van factuurdata. In toenemende mate vragen klanten daarom e-facturen aan te leveren via het beveiligde netwerk van Peppol. Niet alle softwarepakketten die een XML/UBL kunnen versturen hebben deze mogelijkheid ingebouwd, maar dit aantal neemt toe. Kunt u direct vanuit uw softwarepakket e-facturen versturen via Peppol? Dan kunt u meteen aan de slag.
Kan uw softwarepakket wel XML/UBL facturen versturen, maar nog niet via Peppol? Er zijn e-facturatie dienstverleners (waaronder tradeinterop) waar u uw e-facturen naartoe kunt sturen. Zij zorgen dan voor de juiste aflevering van de e-factuur.
Vraag bij uw softwareleverancier na of uw boekhoudpakket een XML/UBL kan versturen via Peppol. Als dat mogelijk is, stel dan default dit kanaal in.
Heeft uw softwarepakket geen Peppol koppeling, maar wel de mogelijkheid om een e-factuur te e-mailen? Maak een account aan bij tradeinterop en vraag bij ons het e-mailadres van uw klant op.
Heeft u vragen over het elektronisch versturen van facturen? Neem dan gerust contact met ons op.