Is een PDF factuur een e-factuur?
Steeds meer bedrijven stappen over op e-factureren en vragen van hun leveranciers een e-factuur. Een van de meest gehoorde opmerkingen van...
1 min read
Vragen uw klanten om een e-factuur? Steeds meer organisaties krijgen dit verzoek van hun klanten. Zeker nu vanaf 18 april 2019 alle aanbestedingsplichtige organisaties (waaronder de Rijksoverheid, gemeenten, onderwijsinstellingen en waterschappen) verplicht e-facturen moeten kunnen ontvangen en verwerken.
Waarom wil mijn klant een e-factuur ontvangen?
Een e-factuur is een factuur in XML/UBL formaat (geen PDF). Een e-factuur kan door de ontvangende (boekhoud- of ERP) software meteen automatisch worden verwerkt. De factuur hoeft niet eerst door een scanstraat en een handmatige check, zoals bij PDF- en papieren facturen het geval is. De verwerking van een e-factuur bespaart uw klant dus veel tijd en is aanzienlijk minder foutgevoelig. Het voordeel voor u als leverancier is dat uw factuur sneller verwerkt wordt, wat kan resulteren in een snellere betaling.
E-facturen versturen vanuit uw boekhoudpakket
Organisaties die niet e-factureren denken vaak dat dit niet mogelijk is met de software die zij gebruiken. Toch kunnen veel softwarepakketten wel een XML/UBL versturen, maar is dat niet bij iedere gebruiker bekend. Het is raadzaam om bij uw softwareleverancier na te vragen of de mogelijkheid tot het versturen van een XML/UBL, samen met de PDF, aanwezig is.
Hoe kan ik mijn e-factuur sturen?
De beveiliging van data wordt steeds belangrijker. Zo ook de beveiliging van factuurdata. In toenemende mate vragen klanten daarom e-facturen aan te leveren via het beveiligde netwerk van Peppol. Niet alle softwarepakketten die een XML/UBL kunnen versturen hebben deze mogelijkheid ingebouwd, maar dit aantal neemt toe. Kunt u direct vanuit uw softwarepakket e-facturen versturen via Peppol? Dan kunt u meteen aan de slag.
Kan uw softwarepakket wel XML/UBL facturen versturen, maar nog niet via Peppol? Er zijn e-facturatie dienstverleners (waaronder tradeinterop) waar u uw e-facturen naartoe kunt sturen. Zij zorgen dan voor de juiste aflevering van de e-factuur.
De stappen voor het verzenden van e-facturen
Vraag bij uw softwareleverancier na of uw boekhoudpakket een XML/UBL kan versturen via Peppol. Als dat mogelijk is, stel dan default dit kanaal in.
Heeft uw softwarepakket geen Peppol koppeling, maar wel de mogelijkheid om een e-factuur te e-mailen? Maak een account aan bij tradeinterop en vraag bij ons het e-mailadres van uw klant op.
Heeft u vragen over het elektronisch versturen van facturen? Neem dan gerust contact met ons op.
Wat is een UBL?
UBL staat voor Universal Business Language en is een standaard voor het uitwisselen van elektronische documenten, zoals orders, pakbonnen en...
Peppol Access Point
Peppol is een Europees netwerk dat het beveiligd uitwisselen van handelsdocumenten, zoals e-facturen en e-orders mogelijk maakt. Aansluiten op het...