Aan het facturatieproces dat we vandaag de dag kennen (versturen van papieren facturen of het mailen van PDF facturen) zitten een aantal veiligheidsrisico’s, voor zowel een verzender als voor een ontvanger. Wat zijn die risico’s en waarom kunnen/zouden we deze risico’s aanpakken bij de overstap naar e-factureren? Kortom: hoe maken we factureren veilig?
We kennen allemaal die vervelende spookfacturen. Zo’n factuur die lijkt op een factuur van een echte verzender, maar in werkelijkheid van een fraudeur komt. Ze zijn soms haast niet van echte facturen te onderscheiden. Recent nog wees de Kamer van Koophandel op facturen die van de KvK lijken te komen, maar het rekeningnummer van een fraudeur bevatten.
Naast deze vorm van fraude gebeurt het ook dat facturen worden onderschept. Het rekeningnummer wordt gewijzigd en u, of uw klant maakt het geld over naar de verkeerde rekening. (Meer informatie over factuurfraude leest u op fraudehelpdesk.nl.)
Het is vervelend als het u of uw zakenrelaties overkomt. Het is daarom belangrijk dat u de risico’s op fraude zoveel mogelijk beperkt.
Facturen kunnen persoonsgegevens bevatten (zoals het BurgerServiceNummer van zzp’ers). Het uitwisselen van deze persoonsgegevens via een onbeveiligd kanaal wordt sterk afgeraden (organisaties die deze gegevens verwerken moeten adequate maatregelen treffen). Daarom is het belangrijk dat u uw facturen op een veilige manier verstuurt, verwerkt en archiveert. Veilige verbindingen via het internet bieden de mogelijkheid om documenten vertrouwelijk te versturen. Dat is vergelijkbaar met het groene slotje in uw internet browser (als u bijvoorbeeld inlogt bij het internetbankieren).
Daarnaast is het ook belangrijk dat u uw facturen op een veilige plek opslaat. Facturen die u digitaal ontvangt hoeft u niet meer te printen, maar kunt u digitaal bewaren. Dit kan bijvoorbeeld binnen uw boekhoudsoftware of in uw online e-facturatie portaal.
Tenslotte: wellicht heeft u het zelf meegemaakt: facturen die zoek raken in de post of in de postkamer, of facturen die terecht komen in een spam folder. De ontvanger ontvangt de facturen niet en daar komt u pas achter wanneer u de betaling niet ontvangt. Kortom: hoe weet u zeker dat uw factuur aankomt?
Een veelgehoorde vraag is: als deze risico’s in het papieren proces zaten, waarom zouden we dat dan willen oplossen als we elektronisch gaan factureren? Het antwoord daarop is dat zowel post als standaard e-mail gewoonweg niet de mogelijkheden hebben om deze risico’s te adresseren. Er zat dus niet anders op dan deze risico’s te accepteren. Maar nu e-factureren echt van de grond komt en ‘cyber criminaliteit’ steeds slimmer wordt, is het nadenken over veilig factureren een belangrijk onderwerp geworden.
E-facturatie is de beste optie om uw factuurstroom veilig te maken. Anders dan met post of een pdf per e-mail, heeft u met e-facturatie controle over de veiligheid. Steeds meer organisaties stappen over op e-factureren en stellen daarbij eisen aan de veiligheid van de overdracht van de facturen (bijvoorbeeld de Rijksoverheid).
Facturen (maar ook orders en pakbonnen) kunnen beveiligd worden verzonden via het Peppol netwerk. Door gebruik te maken van zo’n netwerk, worden praktisch alle veiligheidsrisico’s geëlimineerd.
Door de verzender van een e-factuur te valideren, wordt vastgesteld dat facturen van een organisatie ook daadwerkelijk van deze organisatie afkomstig zijn. Hiermee wordt het risico op spookfacturen weggenomen. Dit in combinatie met de beveiliging, zorgt ervoor dat persoonsgegevens beschermd worden, u zeker weet dat uw factuur op de juiste plek is aangekomen en dat aangetoond kan worden dat een factuur authentiek en integer is.
Ontvangt u facturen via e-mail? Zorg dan dat u zelf maatregelen treft om spookfacturen te herkennen. Controleer altijd het rekeningnummer en betaal de factuur pas als u zeker weet dat de factuur juist is. Zeker wanneer het om maandelijkse of periodieke facturen gaat.