Bijna alle softwarepakketten bieden hun gebruikers inmiddels de mogelijkheid om elektronisch te factureren. Een mooie vooruitgang zou je zeggen, maar als een gebruiker een e-factuur wil versturen dan is dat vaak nog niet zo eenvoudig. Hoe kunt u het uw gebruiksgemak van e-factureren verhogen voor uw softwaregebruiker?
Waar nu nog veel facturen als PDF bijlage per e-mail worden verzonden, is elektronisch factureren straks de standaard. Over wanneer ‘straks’ precies is verschillen de meningen, maar dat het uiteindelijk de standaard manier van factureren zal worden is inmiddels wel duidelijk.
Softwarepakketten bieden hun gebruikers bijna allemaal de mogelijkheid om elektronische facturen te verzenden en ontvangen. E-factureren levert uw gebruikers immers veel besparingen op en naast de Rijksoverheid eisen ook steeds meer bedrijven dat hun facturen elektronisch worden aangeleverd.
In een tijd waarin gemak zo belangrijk is en de technologische mogelijkheden oneindig lijken, zou je verwachten dat e-factureren een fluitje van een cent is. Toch moeten de meeste softwaregebruikers die willen e-factureren op dit moment een BSP kiezen, accounts aanmaken, koppelingen met accounting software configureren, op meerdere plekken inloggen enzovoorts.
Dit alles maakt e-factureren voor veel gebruikers te complex. We willen tenslotte ook niet weten hoe WhatsApp berichten overbrengt. Wij willen ze alleen via een eenvoudige app kunnen verzenden en ontvangen. Hetzelfde geldt eigenlijk voor e-factureren. Hoe kunt u als softwareleverancier het gebruiksgemak van e-factureren verhogen, zonder dat ze daarvoor hun werkwijze hoeven aan te passen? En wat is daar voor nodig?
Om e-factureren zo simpel te maken dat het geen verandering vraagt van de gebruiker, moeten de volgende aspecten voor de gebruiker worden ingevuld:
1. Keuzevrijheid
E-factureren dient beschikbaar te zijn in de software van de gebruiker zelf.
2. Any-to-any
Er dient één enkele oplossing te zijn die werkt voor e-facturatie tussen zzp, mkb, corporate en overheden. Een gebruiker hoeft dus niet verschillende oplossingen te gebruiken voor verschillende klanten of leveranciers.
3. Inclusief
De oplossing sluit geen dienstverleners uit, zolang die voldoen aan de eisen die door de gebruikers worden gesteld. Hierdoor kan de accounting software van de zzp’er, maar ook de inkoopsoftware van de corporate en in de toekomst wellicht zelfs een bank meedoen.
4. User-centric
De oplossing dient de gebruiksbeleving centraal te stellen. Gebruikers hoeven geen kennis te hebben van de achterliggende techniek. Om deze gebruiksbeleving te realiseren is het essentieel dat softwarepakketten informatie met elkaar kunnen uitwisselen op een efficiënte, user-centric manier.
Twee technologieën die nu veel gebruikt worden zijn e-mail en API’s. Om e-factureren echt drempelloos te maken is een nieuw protocol nodig dat het gemak van e-mail combineert met de robuustheid van API’s.
Moneybird en Exact (op dit moment in controlled release) besloten e-factureren voor hun gebruikers echt eenvoudig te maken. Zij hebben een koppeling met Peppol in hun software geïntegreerd. Deze koppeling maakt het mogelijk om als gebruiker direct vanuit de software e-facturen te verzenden en ontvangen. Externe koppelingen en accounts zijn hierdoor overbodig geworden. E-factureren wordt op deze manier echt eenvoudig en toegankelijk en de complexiteit van e-factureren wordt weggehouden bij de eindgebruiker, zoals het eigenlijk ook zou moeten.
Wilt u meer weten over hoe u als softwareleverancier e-factureren drempelloos kunt maken? Lees er meer over in onze volgende blog of download het whitepaper.