UBL staat voor Universal Business Language en is een standaard voor het uitwisselen van elektronische documenten, zoals orders, pakbonnen en facturen. Deze documenten worden ook wel e-orders, e-pakbonnen en e-facturen genoemd.
Een UBL is een gestructureerd bestand in XML formaat. Doordat alle gegevens op een vaste wijze worden gecodeerd, kan dit door software eenvoudig worden uitgelezen.
Wat is een UBL factuur?
Net als e-orders en e-pakbonnen worden e-facturen system-to-system worden uitgewisseld. Dit betekent dat een e-factuur (elektronische factuur) vanuit de boekhoud- of ERP software van de verzender, direct kan worden verwerkt door de software van de ontvanger.
Een UBL bestand is niet hetzelfde als een PDF bestand. Een UBL factuur kan automatisch worden ingelezen, maar met facturen in PDF formaat is dit niet mogelijk. Een PDF is een voor de mens leesbaar gemaakt bestand, met opgemaakte tekst en bijvoorbeeld een logo. De verwerking van een PDF kan door middel van OCR technieken worden geautomatiseerd, maar dit blijft een foutgevoelig en kostbaar proces.
Wat zijn de voordelen van e-factureren?
Doordat een UBL factuur (e-factuur) automatisch kan worden verwerkt zijn er veel voordelen ten opzichte van PDF- of papieren facturen:
Tijdsbesparing
Bij de verwerking van een e-factuur zijn geen handmatige handelingen meer nodig. Dit proces gaat volledig automatisch.
Foutloze verwerking
Menselijke fouten bij het verwerken van facturen behoren tot het verleden. Een e-factuur wordt precies verwerkt, zoals hij binnenkomt.
De administratie is up-to-date
Facturen blijven niet langer liggen in bakjes of mailboxen, omdat ze direct worden verwerkt. Dit geeft inzicht in de actuele stand van zaken.
Veiligheid
E-facturen kunnen worden uitgewisseld via het beveiligde Peppol netwerk.
Kostenbesparing
De besparing van tijd, het voorkomen van fouten, fraude en spookfacturen zorgen er samen voor dat er met het uitwisselen van UBL facturen veel kosten kunnen worden bespaard.
Hoe maak ik een UBL factuur?
De meeste boekhoudpakketten zijn in staat om een UBL factuur te maken. Op basis van de ingevoerde gegevens kunt u in plaats van alleen een PDF, ook een UBL (mee)sturen.
Omdat niet alle softwarepakketten hetzelfde formaat e-factuur hebben geïmplementeerd, kan het nodig zijn dat een e-factuur dient te worden omgezet (geconverteerd) naar het juiste formaat.
Wanneer uw softwarepakket een UBL kan versturen, is het ook goed om te kijken naar de manier waarop dat gebeurt. In Nederland worden de meeste e-facturen verstuurd via e-mail of Peppol.
Wanneer uw boekhoudpakket een UBL kan maken, kunt u deze ook als e-mail versturen. Steeds meer organisaties (waaronder de Rijksoverheid) vragen hun leveranciers echter om de facturen beveiligd te versturen. Dat kan via het Europese Peppol-netwerk. Diverse boekhoudpakketten zijn reeds aangesloten op dit netwerk. In dat geval kunt u in de software aangeven dat u uw factuur via Peppol wilt versturen.
Kan uw boekhoudpakket wel een UBL sturen, maar niet via Peppol? Dan kan een e-facturatiedienstverlener zoals tradeinterop u hierbij helpen.
